Les types de procédures : ouvert, restreint, cotation, gré à gré, AMI (Côte d'Ivoire)

La procédure est la façon dont l'acheteur met les entreprises en concurrence. Elle dit si vous pouvez répondre, ce que vous remettez et le temps dont vous disposez. Le nom exact change d'un pays et d'un bailleur à l'autre, mais les mécanismes sont les mêmes. L'avis ou le dossier d'appel d'offres indique toujours laquelle s'applique.

Appel d'offres ouvert

Ce que c'est. L'acheteur publie un avis, et toute entreprise qui remplit les conditions peut répondre. C'est la règle pour les marchés d'un certain montant et le cas que décrit l'essentiel de ce guide.

National ou international. Un appel d'offres national vise surtout les entreprises du pays et se publie dans le pays. Un appel d'offres international se publie plus largement et suppose une concurrence étrangère. Cela ne vous en exclut pas : une entreprise locale peut y répondre si elle remplit les critères, mais ils sont souvent plus élevés et le dossier peut être en anglais. À l'inverse, un avis national peut rester ouvert aux étrangers, surtout quand un bailleur le finance.

Ce que vous remettez. Les pièces administratives, l'offre technique, l'offre financière et la caution de soumission si elle est demandée.

Le piège. Croire qu'« ouvert » veut dire « accessible à tous ». Le dossier peut exiger un chiffre d'affaires, des références ou du matériel hors de votre portée. Lisez les critères avant de commencer.

Pour une petite entreprise. Regardez d'abord les lots, c'est-à-dire les parties du marché que l'acheteur met en concurrence séparément. Chaque lot s'évalue à part, et vous pouvez souvent répondre à un seul, aux exigences plus modestes. Si vous répondez à plusieurs, le dossier peut exiger que votre capacité couvre leur somme. Sinon, voyez Groupement et sous-traitance.

Appel d'offres restreint et présélection

Ce que c'est. Seules les entreprises invitées par l'acheteur peuvent remettre une offre. Le mot « restreint » recouvre deux situations : soit l'acheteur a d'abord publié un avis de présélection et retenu les candidats qualifiés, soit il invite directement des entreprises qu'il connaît, là où la règle le permet.

Qui peut répondre. À la présélection, toute entreprise intéressée. Ensuite, seulement celles qui ont été retenues.

Ce que vous remettez. D'abord un dossier de qualification, sans prix : situation juridique, chiffres d'affaires, marchés similaires, moyens. Ensuite, si vous êtes retenu, une offre complète.

Le piège. Prendre la présélection à la légère. Si vous n'y êtes pas, vous ne verrez pas passer la suite. Autre piège : la situation déclarée à la présélection doit rester vraie au moment de l'offre, et le dossier peut demander de le confirmer.

Pour une petite entreprise. Répondez aux avis de présélection de votre secteur, même si le marché paraît loin : c'est une façon d'être connu. Si la procédure se fait sans avis public, seule votre réputation auprès de l'acheteur peut vous faire inviter.

Cotation et demande de prix

Ce que c'est. Pour les petits montants, l'acheteur demande des prix à quelques fournisseurs et choisit, le plus souvent, le moins cher qui soit conforme. On parle selon les pays de cotation, de demande de cotation, de demande de prix ou de demande de renseignements et de prix.

Qui peut répondre. Les entreprises consultées et, quand un avis est publié, toutes celles qui remplissent les conditions.

Ce que vous remettez. Un dossier léger : un devis signé, la fiche technique du produit ou de la prestation et quelques pièces administratives. Les conditions de livraison comptent autant que le prix.

Le piège. Les délais sont courts, parfois quelques jours. Sans attestations à jour, vous êtes éliminé avant même de chiffrer. Un devis oublié dans une boîte de réception vaut un refus.

Pour une petite entreprise. C'est souvent la meilleure porte d'entrée : petits montants, peu de formalités et des premières références. Mais on ne reçoit une demande que si l'acheteur vous connaît. Inscrivez-vous sur les listes de fournisseurs quand il y en a, présentez votre activité aux services des achats des acheteurs de votre région, et gardez une offre type avec vos prix à jour pour répondre vite. Chez les agences internationales, l'équivalent est le RFQ : voyez la page Nations Unies.

Gré à gré

Ce que c'est. L'acheteur traite directement avec une entreprise, sans concurrence ou presque. On l'appelle aussi entente directe ou marché négocié selon les pays. C'est l'exception, réservée à des cas définis : urgence réelle, droit exclusif, prestation qu'un seul fournisseur peut assurer. Elle demande le plus souvent une autorisation.

Qui peut répondre. Personne : il n'y a rien à quoi répondre. Vous ne pouvez pas présenter de candidature à un gré à gré.

Ce que vous remettez. Si l'acheteur vous sollicite, une offre et des justificatifs, puis une négociation.

Le piège. L'intermédiaire qui vous propose d'« arranger » un gré à gré contre une commission. C'est de la corruption : vous risquez l'exclusion des marchés publics et des poursuites, et vous n'avez aucune garantie de résultat.

Pour une petite entreprise. Il y a des façons honnêtes d'être pris en considération. Faites connaître vos capacités rares, comme une représentation exclusive, un agrément ou une présence dans une région difficile. Tenez à jour une page d'entreprise claire. Répondez bien aux petites consultations, car un acheteur rappelle les fournisseurs qui ont bien livré. Et un gré à gré attribué à une autre entreprise peut vous ouvrir de la sous-traitance.

Avis à manifestation d'intérêt (AMI)

Ce que c'est. L'acheteur publie un AMI pour repérer des candidats avant de lancer sa consultation. Vous ne soumissionnez pas encore : vous montrez vos références pour être retenu sur une liste. C'est la voie normale pour les consultants, mais il arrive qu'un acheteur l'utilise aussi pour les travaux ou les fournitures.

Qui peut répondre. Tout cabinet, bureau d'études ou consultant qui entre dans le champ de l'avis, seul ou associé si l'avis l'autorise.

Ce que vous remettez. Une lettre, une présentation de l'entreprise et surtout des missions similaires décrites et prouvées : client, objet, période, montant, votre rôle. Pas de prix, et en général pas encore de méthodologie. L'avis dit si des CV sont demandés.

Comment fonctionne la liste restreinte. L'acheteur note les expériences à partir des critères de l'avis et retient les mieux placés, en nombre limité. Eux seuls reçoivent la demande de propositions, où viennent la méthodologie, les experts et le prix. C'est décrit dans Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.

Le piège. Envoyer une brochure générale. Le lecteur cherche des missions qui ressemblent à celle de l'avis. Présentez d'abord les plus proches, et utilisez les mots de l'avis. Ne joignez pas de prix.

Pour une petite entreprise. Si vos références sont insuffisantes, associez-vous à un cabinet qui a celles qui manquent. Faites-le dès la manifestation d'intérêt, car changer ensuite la composition de l'équipe est souvent encadré.

Appel d'offres en deux étapes

Ce que c'est. Pour un achat complexe, dont l'acheteur ne peut pas encore tout spécifier, il demande d'abord des propositions techniques sans prix, en discute avec les candidats et précise son besoin. Il demande ensuite des offres finales avec prix.

Qui peut répondre. Les entreprises admises à la première étape, à laquelle l'avis invite en général.

Ce que vous remettez. Une proposition technique sans prix, puis une offre technique révisée et une offre financière.

Le piège. Confondre avec les deux enveloppes. Deux enveloppes, c'est une offre technique et une offre financière remises le même jour et ouvertes séparément. Ici, ce sont deux remises à des moments différents. Autre piège : indiquer un prix à la première étape.

Pour une petite entreprise. La procédure est longue et coûteuse, et rarement à votre portée seul. L'accès passe plutôt par un partenariat avec un grand candidat, comme spécialiste ou sous-traitant.

Accord-cadre et marché à commandes

Ce que c'est. L'acheteur choisit un ou plusieurs fournisseurs pour une période donnée, avec des prix ou des conditions fixés d'avance, puis passe commande selon ses besoins. Les noms varient : accord-cadre, marché à commandes, marché de clientèle, ou contrat à long terme chez les organismes internationaux.

Qui peut répondre. Selon la procédure de départ, le plus souvent un appel d'offres. S'il y a plusieurs titulaires, ils sont parfois remis en concurrence à chaque commande.

Ce que vous remettez. Une offre classique, avec des prix unitaires qui vous engagent pendant toute la durée.

Le piège. Lire le montant maximum comme un chiffre d'affaires garanti. L'acheteur peut commander bien moins, et le dossier fixe parfois un minimum, parfois rien. Vérifiez aussi si vos prix peuvent être révisés : un prix bloqué et un coût qui monte, cela se paie sur toute la période.

Pour une petite entreprise. Les commandes régulières sont précieuses, mais elles demandent du stock, une trésorerie et la capacité de livrer vite à chaque commande. Calculez ce que vous pouvez tenir au volume le plus élevé.

Dans votre pays

Voici les procédures de votre pays, sous leurs noms locaux, avec les cas où chacune s'utilise.

Appel d'offres ouvert (AOO), national ou international, avec ou sans préqualification

L'appel d'offres ouvert est la règle: tout autre mode doit rester exceptionnel et être autorisé par le ministre (art. 55). Il s'impose quand les crédits atteignent le seuil de référence (100 millions de F CFA, 30 millions pour les collectivités). Tout candidat qui remplit les conditions peut déposer une offre (art. 56). Une préqualification s'ajoute pour les travaux, fournitures ou services complexes (art. 57).[1][2]

Délai minimum : Au moins 30 jours à compter de la publication au BOMP pour un appel d'offres national, 45 jours pour un appel d'offres international, qui doit aussi paraître dans un journal d'annonces internationales ou sur le web (art. 64).[1]

Pour vous : C'est la procédure des gros marchés. Vérifiez dans l'avis si l'appel est national ou international: le délai minimum n'est pas le même (30 ou 45 jours). Le concours (art. 59), avec jury, et le marché d'innovation (art. 53) existent aussi mais restent rares.

Appel d'offres ouvert en deux étapes

Les candidats remettent d'abord des propositions techniques sans prix, sur la base de principes généraux ou de normes de performance. Après discussion avec l'acheteur, ceux qui sont qualifiés remettent une offre technique définitive avec les prix (art. 58). Un candidat peut se retirer à la seconde étape sans perdre sa garantie de soumission.[1]

Pour vous : Réservé aux besoins où l'acheteur ne sait pas encore décrire précisément la solution. Gardez votre méthode technique solide: elle sert à vous faire retenir pour la seconde étape.

Appel d'offres restreint (AOR)

Uniquement quand la nature spécialisée des prestations les limite à peu de fournisseurs. Il exige l'autorisation préalable du ministre chargé des marchés publics, après avis de la DGMP, qui vérifie qu'au moins cinq candidats ayant donné leur accord figurent sur la liste (trois au minimum en cas de dérogation). Sans autorisation, l'appel d'offres restreint est nul (art. 60). Sous le seuil de référence, une liste restreinte de trois à cinq opérateurs est possible (décret 2021-909, art. 12).[1][3]

Délai minimum : Le délai de réception des offres ne peut pas être inférieur à celui de l'article 68, qui renvoie au délai de publicité (30 jours en procédure nationale, art. 64), compté depuis l'envoi simultané de la lettre d'invitation. Si moins de trois plis arrivent, un nouveau délai d'au moins 10 jours est ouvert et republié (art. 69).[1]

Pour vous : On n'y entre que sur invitation. Se faire connaître auprès des acheteurs de votre secteur est le seul moyen d'y figurer: l'acheteur peut aussi publier en début d'année la liste des procédures restreintes prévues, et vous pouvez alors vous manifester.

Procédures simplifiées: demande de cotation (PSC), compétition limitée (PSL), compétition ouverte (PSO)

Sous le seuil de référence, selon les crédits budgétaires de la nature de dépense: de 10 à moins de 30 millions de F CFA, demande de cotation à trois entreprises (devis ou facture pro-forma). De 30 à moins de 50 millions, compétition limitée (PSL): au moins cinq opérateurs sollicités, sept jours pour répondre. De 50 à moins de 100 millions, compétition ouverte (PSO): avis au BOMP et délai de publication d'au moins 15 jours. PSL et PSO sont exclues pour les collectivités territoriales (décret 2021-909, art. 6 à 8).[3]

Délai minimum : PSL: sept jours à compter de la réception du dossier par les candidats. PSO: au moins 15 jours à compter de la première parution de l'avis au BOMP. Les opérateurs sollicités en PSL confirment leur participation dans les trois jours ouvrables et sont exclus des autres procédures simplifiées de l'année budgétaire s'ils ne déposent pas d'offre sans motif valable.[3]

Pour vous : C'est le terrain naturel d'une petite entreprise: dossiers allégés, aucune pièce de recevabilité exigée, mais une preuve que vous êtes à jour de la redevance de régulation (quitus) pour PSL et PSO. Pour être invité aux cotations, soyez connu des services d'achat et gardez vos devis prêts.

Entente directe simplifiée (PSD) et gré à gré (entente directe)

PSD: sous 10 millions de F CFA de crédits, sans autorisation ni condition particulière, par bon de commande (décret 2021-909, art. 5). Gré à gré du Code: seulement pour un brevet, une licence ou des droits exclusifs, une raison artistique ou technique, ou une urgence impérieuse imprévisible. Il exige l'autorisation préalable du ministre après avis de la DGMP, sinon il est nul, et les prix sont contrôlés (art. 61).[3][1]

Pour vous : Ces achats ne sont pas ouverts à la concurrence: il faut être connu de l'acheteur. La DGMP publie la liste des marchés de gré à gré autorisés, ce qui permet de repérer ce que fait un acheteur.

Avis à manifestation d'intérêt (AMI) et sélection de consultants (prestations intellectuelles)

Les marchés de prestations intellectuelles (études, assistance, maîtrise d'œuvre) se jugent sur une liste restreinte de cinq à huit candidats issus d'un avis à manifestation d'intérêt, dont au moins deux consultants nationaux s'ils répondent aux critères (art. 62). Les offres des cabinets comportent deux enveloppes, technique puis financière, ouvertes en deux temps. Sous le seuil de référence, la liste compte trois à cinq candidats et les consultants individuels sont retenus par comparaison de trois CV (décret 2021-909, art. 11).[1][3]

Délai minimum : Quinze jours pour déposer une manifestation d'intérêt à compter de la publication de l'avis (art. 62). Sous le seuil de référence, l'avis reste publié 10 jours francs au BOMP (décret 2021-909, art. 11).[1][3]

Pour vous : À ce stade, on ne remet pas d'offre: on prouve ses références pour entrer dans la liste restreinte. Des références précises sur des missions comparables et la possibilité de vous associer avec d'autres consultants comptent plus que le prix.

Accord-cadre (bons de commande ou marchés subséquents)

Pour des commandes répétées ou pour regrouper les besoins de plusieurs acheteurs. Il exige l'autorisation préalable de la DGMP, dure au plus deux ans renouvelables une fois, et compte au moins trois titulaires s'il est pluri-attributaire, quand il y a assez de candidats (art. 54).[1]

Pour vous : Être titulaire d'un accord-cadre ne garantit pas de volume: les commandes arrivent ensuite par bons de commande ou par remise en concurrence entre titulaires. Regardez si l'accord fixe un minimum.

Le choix de la procédure dépend souvent du montant estimé. Les seuils ci-dessous le fixent quand le code national s'applique. Un bailleur ou un organisme international a les siens.

Acheteur	Marché	Montant	Effet
Tous les assujettis, sauf les collectivités territoriales	Tous	100 000 000 F CFA (crédits budgétaires; le texte ne précise pas HT ou TTC)	Seuil de référence. À partir de ce montant, les procédures du titre V du Code (appel d'offres) s'imposent. Il s'apprécie sur les crédits inscrits par nature économique et par activité, ou sur le total d'une opération pluriannuelle, et non sur le seul montant d'un marché.[2][3]
Collectivités territoriales	Tous	30 000 000 F CFA	Seuil de référence des collectivités: appel d'offres du Code à partir de ce montant. Les procédures PSL et PSO ne leur sont pas ouvertes.[2][3]
Assujettis hors collectivités	Tous	De 50 000 000 à moins de 100 000 000 F CFA	Procédure simplifiée à compétition ouverte (PSO): avis au BOMP, au moins 15 jours.[3]
Assujettis hors collectivités	Tous	De 30 000 000 à moins de 50 000 000 F CFA	Procédure simplifiée à compétition limitée (PSL): consultation d'au moins cinq opérateurs (trois au minimum avec autorisation de la DGMP).[3]
Tous les assujettis	Tous	De 10 000 000 à moins de 30 000 000 F CFA	Demande de cotation (PSC): comparaison de trois devis ou factures pro-forma. La DGMP peut exceptionnellement autoriser un ou deux opérateurs.[3]
Tous les assujettis	Tous	Moins de 10 000 000 F CFA	Entente directe simplifiée (PSD): achat par bon de commande, sans autorisation ni concurrence formelle.[3]
Assujettis hors collectivités (validation par la DGMP)	Tous	300 000 000 F CFA	Seuil de validation. À partir de là, la DGMP valide l'attribution proposée par la commission (avis de non-objection, 10 jours). En dessous, le contrôle est fait après coup. Le dossier d'appel d'offres est validé à partir du seuil de la PSL.[2][1]
Collectivités territoriales (validation par la DGMP)	Tous	100 000 000 F CFA	Seuil de validation de l'attribution par la DGMP pour les collectivités. C'est aussi le seuil où l'organe délibérant, et non plus l'exécutif local, approuve le marché.[2]
État central, établissements publics nationaux, projets (approbation)	Tous	300 000 000 F CFA	Seuil d'approbation. À partir de ce montant, le ministre chargé des marchés publics approuve le marché. En dessous, le ministre technique approuve.[2]
Tous les assujettis	Tous	Sous le seuil de validation (300 000 000 F CFA, 100 000 000 pour les collectivités)	La déclaration de garantie d'offre peut remplacer la garantie de soumission quand les crédits et l'estimation administrative du marché sont sous le seuil de validation.[4][2]

Un acheteur n'a pas le droit de découper un besoin en petits achats pour rester sous un seuil et éviter une procédure plus exigeante : c'est le fractionnement. Il ne faut pas le confondre avec les lots, qui sont légitimes et publiés dans un même avis. Si la règle de fractionnement vous semble contournée sur un marché, voyez Contester une décision.

Et ensuite

La procédure dit comment l'acheteur met en concurrence, et le type de marché dit ce que vous devez prouver : voir Travaux, fournitures, services, prestations intellectuelles.

Les types de procédures : ouvert, restreint, cotation, gré à gré, AMI