Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt (Côte d'Ivoire)

Une fois les plis ouverts, votre offre disparaît dans une commission, et vous n'entendez souvent plus rien pendant des semaines, parfois des mois. Ce silence est normal, mais votre travail ne s'arrête pas : la commission peut vous écrire à tout moment, et une réponse tardive peut vous éliminer. Voici ce qui se passe pendant ce temps, dans l'ordre, et ce que vous devez faire.

Ce que fait la commission, dans l'ordre

La commission d'évaluation applique la grille et les critères écrits dans le dossier d'appel d'offres, pas autre chose. L'ordre habituel est le suivant.

La conformité administrative
Les pièces demandées sont-elles là, valables, signées ? La caution est-elle conforme ? C'est ici que tombent les attestations expirées et les formulaires manquants. Dans certains dossiers, la commission accepte qu'une pièce non essentielle soit complétée après coup. Ne comptez pas là-dessus.
L'examen technique
Votre offre répond-elle à ce qui est demandé ? La commission vérifie les critères éliminatoires, les références, le personnel, le matériel et le planning, et elle attribue une note si le dossier en prévoit une. Souvent, une offre qui n'atteint pas le minimum technique n'est même pas ouverte côté prix.
L'examen financier
La commission refait les calculs, corrige les erreurs, ajuste les prix pour les rendre comparables, applique les préférences s'il y en a, et repère les offres anormalement basses.
Le classement et la vérification finale
Elle classe les offres et propose un attributaire. Certains dossiers prévoient à ce stade une vérification plus poussée de l'entreprise la mieux classée : capacités financières, références, parfois une visite. Si elle échoue, on passe à la suivante.

Après l'avis de la commission, l'attribution passe souvent par une validation : autorité de contrôle ou non-objection du bailleur, selon le marché. C'est l'une des raisons pour lesquelles le résultat peut tarder.

Moins-disant ou note pondérée

Le dossier dit laquelle de ces deux méthodes s'applique. Les travaux, fournitures et services courants utilisent le plus souvent la première, les prestations intellectuelles la seconde.

L'offre évaluée la moins-disante. Parmi les offres conformes aux exigences, le marché va à celle dont le prix évalué est le plus bas. Le prix évalué peut différer du prix lu : corrections d'erreurs, ajustements, préférences. Une note technique élevée ne rapporte rien de plus ici. Il suffit de passer le seuil.

La note pondérée. La commission note la qualité technique et le prix, puis elle les combine selon les poids écrits dans le dossier. La meilleure note combinée l'emporte, même si elle n'a pas le prix le plus bas. C'est le cas classique du marché de consultants, avec une enveloppe financière ouverte seulement pour ceux qui ont atteint la note technique minimale.

Après un classement de consultants, le contrat fait en général l'objet d'une négociation avec le premier classé. Sur un appel d'offres classique, la négociation du prix est le plus souvent interdite. Chez les entreprises privées et certaines organisations, elle peut au contraire être courante : voir Qui achète et quelles règles s'appliquent.

Si la commission vous écrit

La commission peut demander une précision : un document illisible, une date à confirmer, une référence à éclaircir. Cette demande se fait par écrit, et elle donne un délai, souvent très court.

Répondez tout de suite, et par écrit. Surveillez l'adresse électronique et le téléphone que vous avez donnés dans l'offre, y compris pendant vos déplacements. Une réponse tardive peut être traitée comme une absence de réponse.
Répondez seulement à ce qui est demandé. Vous éclaircissez votre offre, vous n'en écrivez pas une meilleure.
Vous ne pouvez pas changer votre prix, ni ce qui transformerait le fond de l'offre. La seule modification de prix habituelle est la correction d'une erreur de calcul par la commission.

N'essayez pas non plus de joindre les membres de la commission en privé. Toute tentative d'influence peut entraîner le rejet de votre offre, et des sanctions plus lourdes.

Préférences et offres anormalement basses

Certaines règles accordent une préférence, par exemple aux entreprises nationales, régionales ou locales, ou aux PME. Elle prend souvent la forme d'une marge appliquée uniquement dans la comparaison : le prix du concurrent étranger est majoré pour le calcul, et le marché est ensuite signé à votre prix réel. Si vous y avez droit, joignez ce que le dossier demande pour le prouver, car elle n'est pas toujours appliquée d'office.

Si votre prix paraît anormalement bas, la commission peut vous demander de le justifier. Préparez vos devis et votre sous-détail : voir Chiffrer son offre financière.

La règle en Côte d'Ivoire

Évaluation des offres

Un comité d'évaluation de trois membres examine d'abord les pièces administratives, puis analyse les offres technique et financière de façon confidentielle selon les seuls critères du dossier, et propose un classement. La COJO juge ensuite en séance, avec un rapport d'analyse remis trois jours avant, et choisit l'offre conforme évaluée économiquement la plus avantageuse (art. 14.2.5, 71, 72 et 75).[1]
Le critère retenu est unique: soit le prix, pour des fournitures ou services standardisés, soit un prix ou coût global qui peut tenir compte du coût du cycle de vie, des délais, du service après-vente, de la qualité, de l'expérience du personnel et d'autres éléments listés dans le dossier (art. 72).[1]
Le comité ne peut interroger les soumissionnaires que pour préciser leur offre et corriger les erreurs purement arithmétiques et de report. Aucune modification de prix ou des conditions n'est permise. Les réponses écrites doivent arriver dans les trois jours ouvrables et ne peuvent pas modifier le prix ni rendre conforme une offre qui ne l'est pas. Les variantes ne comptent que si le dossier les autorise (art. 71.3).[1]
Une offre anormalement basse (ou élevée) se repère par la formule inscrite au dossier. Elle ne peut être rejetée par décision motivée qu'après demande écrite de justifications, à fournir sous trois jours ouvrables (art. 74).[1]
Un candidat ne peut remettre qu'une offre par lot, seul ou en groupement. S'il le fait, les offres du candidat et du groupement sont frappées de nullité (art. 42.2 et 71.4).[1]
Les opérations d'ouverture et de jugement doivent être terminées dans les 15 jours, prolongeables de 7 jours au plus en cas de complexité avérée, avec l'accord de la DGMP (art. 75.6). Les membres de la commission ne peuvent pas siéger s'ils ont un intérêt chez un candidat, sous peine de nullité (art. 14.2.6).[1]
Pour les consultants (cabinets), les méthodes de sélection prévues sont: moindre coût (SMC), budget déterminé (SCBD), qualité et coût (SFQC), qualité seule (SFQ) et qualifications du consultant (SQC, pour les petits contrats ou l'urgence, à partir de termes de référence envoyés à au moins trois cabinets). Les offres techniques sont ouvertes et évaluées d'abord, et seuls les cabinets techniquement qualifiés voient leur offre financière ouverte (art. 62).[1]

Préférences et PME

Préférence communautaire: une offre d'une entreprise dont le siège social est dans un État de l'UEMOA peut bénéficier d'une marge de préférence sur le prix, de 15 % au maximum, si elle est conforme et reste dans la marge par rapport à l'offre conforme la plus avantageuse d'un soumissionnaire non communautaire. Le Code écrit «peut» pour cette préférence (art. 1 et 73.1).[1]
Préférence pour les PME locales: une marge de 15 % au maximum doit être accordée à l'offre qui confie une part significative du marché à une PME locale (cotraitance ou sous-traitance) ou propose un nombre minimal d'experts nationaux clés. Dans un appel d'offres, l'acheteur doit l'appliquer à une offre qui prévoit de sous-traiter au moins 30 % du marché à une PME locale. Les préférences de l'art. 73.1 et 73.2 ne se cumulent pas, et doivent être prévues au dossier (art. 43.4 et 73.2).[1]
Collectivités: un soumissionnaire qui prévoit de sous-traiter au moins 30 % de la valeur du marché à un artisan ou une entreprise artisanale peut avoir une marge de préférence de 5 % au maximum, cumulable avec la préférence communautaire (art. 73.3).[1]
Réservation aux PME: chaque autorité contractante réserve chaque année aux PME au moins 30 % de la valeur prévisionnelle de ses marchés de travaux, fournitures et services. La liste de ces marchés figure dans son plan de passation, et le dossier d'appel d'offres fixe le nombre et l'importance des lots réservés. L'acheteur établit un rapport annuel sur ces attributions (art. 19.4).[1]
Les marchés issus d'activités artisanales doivent être répartis en lots pour faciliter l'accès des artisans, et les acheteurs peuvent allotir pour faciliter la candidature des PME (art. 21.1).[1]

La prolongation de validité

Votre offre est valable pendant une durée fixée par le dossier. Si l'évaluation dépasse cette durée, l'acheteur peut vous demander de la prolonger.

Prenez cette demande au sérieux et répondez dans le délai fixé. En règle générale :

vous pouvez refuser, et vous sortez alors de la compétition sans perdre votre caution ;
si vous acceptez, vous gardez votre prix, sauf clause contraire, et vous devez faire prolonger votre caution par la banque si sa date de validité devient trop courte.

Avant de répondre, refaites vos comptes. Vos fournisseurs tiennent-ils encore leurs prix ? Le marché est-il encore rentable à ce montant ? Ne laissez jamais une demande sans réponse, car votre offre risque de sortir sans que vous l'ayez décidé.

Lire une attribution provisoire

L'attribution provisoire, parfois publiée sous le nom d'avis d'attribution, est la décision de la commission ou de l'autorité compétente avant la signature du contrat. Elle ouvre le plus souvent une période pendant laquelle les soumissionnaires peuvent contester, avant toute signature.

Selon le pays, elle paraît dans le journal des marchés, sur le portail public ou sur le site de l'acheteur, et les soumissionnaires reçoivent parfois un courrier. Lisez-la avec attention :

Le nom de l'attributaire et le montant retenu. Comparez avec ce qui a été lu à l'ouverture. Un écart peut s'expliquer par une correction, ou vous donner une question à poser.
Le lot. Vérifiez qu'il s'agit bien du vôtre.
Les délais. Notez immédiatement la date de publication ou de réception : c'est souvent elle qui fait courir le délai de recours. Voir Contester une décision.
Les motifs de rejet, quand ils sont indiqués.

Une attribution provisoire n'est pas encore un marché. Si vous êtes retenu, ne commencez rien et n'achetez rien avant la notification et les étapes qui suivent. Elles sont décrites dans Exécuter le marché et se faire payer.

La règle en Côte d'Ivoire

La décision de la COJO est provisoire et ne devient définitive qu'à l'approbation du marché. À partir du seuil de validation (300 millions, 100 millions pour les collectivités), la DGMP rend un avis de non-objection dans les 10 jours, sur les procès-verbaux d'ouverture, d'attribution et le rapport d'analyse transmis sous trois jours. En dessous, l'attribution est contrôlée après coup (art. 75; décret 2021-869, art. 7).[1][2][11]
L'acheteur notifie l'attribution au soumissionnaire retenu dans les trois jours, informe les autres du rejet de leur offre, publie les résultats au BOMP et sur le portail et les affiche dans ses locaux sous trois jours. Un soumissionnaire non retenu peut obtenir le rapport d'analyse (frais de copie à sa charge) et l'acheteur doit lui répondre sous trois jours (art. 75.4 et 76.1).[1]
Après la publication ou la notification des résultats, l'acheteur attend sept jours ouvrables avant de signer le marché. Pendant ce temps, le soumissionnaire qui conteste doit agir sous peine de forclusion. L'attributaire est invité à signer dans les trois jours ouvrables, le marché est signé puis numéroté, puis approuvé: la DGMP vérifie le projet en 5 jours, l'approbateur a 7 jours et la notification de l'approbation suit dans les 3 jours (art. 76.3, 78, 82 à 84 et 88).[1]
Un marché doit être passé, approuvé et notifié avant tout commencement d'exécution. Un marché non approuvé ne peut pas engager financièrement l'acheteur. Le contrat n'entre en vigueur qu'après approbation, notification et accès effectif au site, constaté par un procès-verbal. L'ordre de service de démarrage exige la garantie de bonne exécution. Le titulaire paie la redevance de régulation et fait enregistrer le marché (art. 10, 88 et 89).[1]
Un appel d'offres peut être déclaré infructueux si aucune offre ne peut être retenue. Si seule l'enveloppe financière est insuffisante, l'acheteur doit d'abord étudier une réduction de la consistance des travaux, fournitures ou services, sauf marché à prix global et forfaitaire. Un nouvel appel d'offres suit, avec un dossier modifié (art. 77).[1]

Demandez toujours les motifs de votre rejet

Si vous perdez, écrivez à l'acheteur pour demander pourquoi. Faites-le même si vous ne comptez pas contester. Dans la plupart des marchés publics et chez les bailleurs, vous pouvez obtenir au moins les raisons du rejet de votre offre, et certaines organisations proposent un entretien de débriefing. Une entreprise privée ne vous doit souvent rien, mais une demande polie coûte peu.

Une réponse sert à trois choses. Vous savez si vous avez été éliminé sur une pièce, sur la technique ou sur le prix. Vous corrigez ce point pour la prochaine offre. Et si le motif ne correspond pas à ce que dit le dossier, vous avez un élément concret, à condition d'agir dans le délai. Une lettre courte suffit : la référence de l'avis, le lot, votre demande, et rien d'autre.

Évaluation et attribution : ce qui se passe après le dépôt