Comment soumissionner : Entreprises privées, sociétés minières et ONG

Où trouver les avis

Site fournisseurs ou portail d'achat de l'acheteur
Les sociétés minières et les grandes entreprises ont souvent leur propre page « fournisseurs » ou un portail. Il n'existe pas de canal commun. Nous n'avons pas de source commune sur ces portails.
Invitation directe par courriel ou par téléphone
Une demande de prix ou de proposition arrive souvent par invitation directe du service achats ou du responsable du projet. Être connu de l'acheteur est le principal moyen d'être invité.

Les méthodes d'achat

RFQ (Request for Quotation), demande de prix ou de cotation
L'acheteur envoie les mêmes spécifications à quelques fournisseurs et compare leurs prix, délais et conditions. Dans un achat privé, aucune règle de marchés publics ne fixe le nombre de fournisseurs ni le délai. Quand un bailleur finance l'achat, il l'encadre : l'AFD, par exemple, retient une liste restreinte de trois à six fournisseurs pour une demande de cotations (Directives, 2.3).[4]
RFP (Request for Proposal), demande de proposition
Pour les besoins complexes ou les services : l'acheteur invite des fournisseurs ou consultants à proposer une solution, avec une partie technique et un prix, puis négocie. Les critères de choix sont ceux de la demande. Les bailleurs encadrent ce cas : l'AFD, par exemple, fait d'abord une liste restreinte de quatre à six consultants (Directives, 5.1).[4]
Achat direct sur bon de commande
L'acheteur commande à un fournisseur connu, sans mise en concurrence. La commande et la facture signée sont les pièces qui prouvent ce qui a été convenu.[1]

Savoir quelles règles s'appliquent

Avant d'investir du temps dans une réponse, posez deux questions par écrit : l'argent vient-il d'un bailleur, et si oui lequel ? Les règles du bailleur changent la forme de la réponse, les pièces demandées et les recours.

Fonds mondial : les sous-récipiendaires, sous-sous-récipiendaires et agents d'approvisionnement doivent respecter le guide du Fonds sur les produits de santé et en reprendre les dispositions dans leurs contrats, et le récipiendaire principal reste responsable de la conformité (guide, 1.2).[2]
Union européenne : les bénéficiaires d'une subvention de l'UE suivent des règles de passation de marchés prévues à l'annexe IV du contrat de subvention type du PRAG, et non le guide PRAG lui-même (PRAG 2025, 1.2).[3]
AFD : en cas de rétrocession d'un financement à un bénéficiaire final ou de recours à un maître d'ouvrage délégué, le bénéficiaire se porte garant du respect des Directives de l'AFD par ce bénéficiaire final, sauf disposition contraire de la convention de financement (Directives, 1.1.1).[4]

Entreprises privées qui achètent avec un prêt de développement

Une société privée financée par une banque de développement peut avoir à prouver qu'elle a mis des fournisseurs en concurrence. Gardez toutes les offres reçues et vos comparaisons : un auditeur du bailleur peut les demander.

BOAD : quand le prêt va à une institution financière intermédiaire qui le rétrocède à des bénéficiaires (particuliers, entreprises privées, PME, entreprises publiques gérées commercialement), ce sont les bénéficiaires eux-mêmes qui passent les marchés. Ils utilisent les méthodes habituelles des entreprises privées du pays, si la Banque les juge acceptables (guide des projets, 2.9.7).[5]
BAD : sa présentation sur les opérations du secteur privé cite des pratiques commerciales acceptées, la conformité au plan de passation, un prix de marché équitable, un examen a posteriori, et une mise en concurrence ouverte pour les grands contrats (présentation 2019).[6]source non officielle

Se faire payer : contrat, facture signée, injonction de payer

Il n'y a pas de mécanisme public de contestation de l'attribution dans un achat privé. Votre protection est avant tout écrite : un contrat ou un bon de commande qui précise les spécifications, le prix, la livraison, le délai de paiement et les pénalités ; un bon de livraison ou procès-verbal de réception signé ; une facture signée ou acceptée par le client.

OHADA : le recouvrement d'une créance certaine, liquide et exigible peut être demandé par la procédure d'injonction de payer (Acte uniforme sur les procédures simplifiées de recouvrement, art. 1). Les décisions citées dans le commentaire viennent notamment du Burkina Faso, de la Côte d'Ivoire, du Cameroun et du Togo.[1]source non officielle
Selon la jurisprudence citée, le caractère certain de la créance peut résulter de factures signées par le débiteur, d'une reconnaissance de dette notariée, de l'exécution et de la réception des travaux convenus, ou, dans une relation contractuelle, d'une obligation de payer une somme dans le cadre normal d'exécution du contrat. Il peut aussi résulter du fait que le débiteur n'apporte aucune preuve de paiement et ne conteste que le mode de calcul des factures.[1]source non officielle

Les pièges à connaître

Avant d'investir dans une réponse, vérifiez par écrit que l'appel est réel : y a-t-il un budget, un contact identifié, une date de décision ? Il arrive qu'une demande de prix serve seulement à justifier un fournisseur déjà choisi.
Ne commencez rien sans commande écrite. Une demande de devis n'est pas une commande. Un accord oral ou un message vague ne prouve ni le prix ni la quantité.
Faites signer et dater le bon de livraison ou le procès-verbal de réception par une personne habilitée du client, et conservez un exemplaire. C'est ce qui rend la créance « certaine » en cas de litige.
Les grands acheteurs (mines, grands groupes) peuvent exiger un référencement, des pièces administratives à jour, des attestations de sécurité et d'assurance, et appliquer un long délai de paiement. Demandez le délai de paiement avant de fixer votre prix, et calculez votre trésorerie.
Quand une ONG ou une entreprise achète avec l'argent d'un bailleur, demandez-lui quelles sont les règles du bailleur : trois devis minimum, éligibilité, déclaration d'intégrité, ou liste de produits conformes. Mieux vaut les connaître avant de déposer.

Ce que nous n'avons pas pu confirmer

Plutôt que de deviner, nous listons ici ce qu'aucune source fiable ne nous a permis de confirmer. Pour ces points, fiez-vous au dossier ou demandez à l'organisme concerné.

Cette fiche est volontairement courte. Les pratiques propres aux sociétés minières (référencement, obligations de contenu local, sous-traitance), le fonctionnement type d'une RFQ ou d'une RFP privée, les règles internes d'ONG internationales et celles des agences américaines n'ont pas été trouvées dans des sources lisibles et ne sont donc pas décrites comme des règles.
L'extrait de l'Acte uniforme OHADA lu est le Code annoté de l'OHADA (article 1, avec la jurisprudence). Nous n'avons pas vérifié si l'Acte a été révisé depuis, ni les délais, les formalités et le tribunal compétent de chaque pays. Un avocat local doit confirmer la voie de recouvrement.
Les faits sur le Fonds mondial, l'UE, l'AFD, la BOAD et la BAD ne couvrent que le passage des règles du bailleur aux entreprises et ONG. Ils ne remplacent pas la fiche du bailleur concerné.

Sources

Acte uniforme portant organisation des procédures simplifiées de recouvrement des créances et des voies d'exécution, art. 1 (Code annoté de l'OHADA) (OHADA (ohada.com))
Guide to Global Fund Policies on Procurement and Supply Management of Health Products (June 2021) (The Global Fund, 2021-06)
Contract procedures for European Union external action: a practical guide (PRAG 2025), copie hébergée / mirror hosted by the UfM Secretariat (European Commission, DG International Partnerships (copie hébergée par le Secrétariat de l'Union pour la Méditerranée), 2025)
Directives pour la Passation des Marchés financés par l'AFD, septembre 2026, version 1 (AFD-R0097 v10 du 31/08/2026) (Agence française de développement, 2026-09)
Guide de procédures de passation de marchés et règles d'attribution des contrats financés par la BOAD, septembre 2020 (Banque ouest-africaine de développement (BOAD), 2020-09)
Business Opportunities with Multilateral Banks: Overview of the African Development Bank (présentation BAD, 29 novembre 2019, copie hébergée par la Chambre de commerce du Luxembourg) (African Development Bank (copie hébergée par Luxembourg Chamber of Commerce), 2019-11-29)

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