Mes documents : le dossier administratif

Une attestation fiscale expirée la semaine du dépôt élimine une offre aussi sûrement qu'un prix trop haut, et bien plus souvent. Mes documents part de là : vos pièces administratives au même endroit, la liste de celles que votre pays exige, un rappel avant chaque expiration, et sur chaque appel d'offres la liste de ce qui vous manque. Cet article montre comment constituer ce dossier une fois, et ce qu'il fait ensuite pour vous.

Les pièces exigées dans votre pays

La page s'ouvre sur la liste des pièces que les dossiers d'appel d'offres de votre pays demandent presque toujours. Elle dépend du pays de votre compte. En Côte d'Ivoire, par exemple :

• Extrait du registre du commerce (RCCM) : l'immatriculation est permanente, mais les dossiers demandent en général un extrait de moins de trois mois.
• Attestation de régularité fiscale (ARF) : valable trois mois, délivrée par la DGI.
• Attestation de régularité sociale (CNPS) : valable trois mois.
• Attestation de non-faillite : valable trois mois, délivrée par le greffe.
• Déclaration fiscale d'existence (DFE) : permanente.
• Selon les marchés : l'agrément ou la classification du ministère, une attestation bancaire, les états financiers des derniers exercices.

Chaque ligne dit où s'obtient la pièce, auprès de quelle autorité, et sa validité habituelle. Le compteur en tête résume l'état du dossier : « 3 pièces sur 8 ». Tout ce qui ne figure pas dans la liste (cautions, références, polices d'assurance) a sa place sous Autres documents.

Ordinateur

Chaque pièce porte l'un de quatre états :

• Prête : elle est là et reste valable.
• Expire bientôt : moins de trente jours de validité. C'est le moment de demander la nouvelle.
• Expirée : elle est là, mais ne sert plus à rien ; un dossier déposé avec elle est écarté.
• À ajouter : rien dans Mes documents ne correspond encore.

Ajouter une pièce, depuis le téléphone s'il le faut

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   Touchez Ajouter sur la ligne de la pièce

   Le type de document est déjà choisi. Sur téléphone, l'appareil photo est proposé : une photo nette de l'attestation suffit. Un PDF scanné convient tout autant.

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   Les dates sont lues pour vous

   SangoBids lit la date d'émission et la date d'expiration sur le document et vous les propose. Quand une pièce a une validité habituelle, l'expiration est calculée à partir de l'émission. Corrigez si la lecture est fausse : c'est cette date qui déclenche les rappels.

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   Le document est contrôlé à l'ajout

   Un document illisible, déjà expiré ou établi à un autre nom que celui de votre entreprise est signalé « à corriger » tout de suite, et non le jour du dépôt.

Le document reste privé. Il n'est lu que pour remplir les dates et signaler ce qui est à corriger ; personne d'autre que vous ne le voit.

Les rappels avant expiration

Une pièce qui porte une date d'expiration vous rappelle à l'ordre quatre fois : 45, 30, 15 et 7 jours avant la date, par e-mail et par notification dans l'application. L'e-mail du lundi reprend l'état de votre dossier tant qu'il est incomplet, et liste les pièces à renouveler.

Le calendrier des obligations, en bas de la page, rassemble les prochaines échéances de vos pièces. Vous pouvez l'ajouter à votre agenda (Google, Outlook, iPhone) : chaque date y arrive avec un rappel 30 jours et 7 jours avant.

Sur chaque appel d'offres

C'est là que le dossier rend service. Sous le verdict de chaque fiche, le bloc Votre dossier reprend votre liste, pièce par pièce, avec un bouton pour ajouter ce qui manque. Il est le même pour tous les marchés du pays et ne demande pas de plan payant.

Deux lectures plus fines s'y ajoutent :

• Le dossier de soumission d'un marché que vous suivez lit le dossier de consultation et compare la liste exacte des pièces exigées, citées avec leur page, à ce que contient Mes documents. Il vous dit ce qui expire avant la date limite, et le rappel de la veille liste ce qui manque encore. Voir Préparer son dossier de soumission.
• La préparation documentaire (plan Pro) vérifie votre dossier contre les exigences propres à l'avis, pour les marchés que vous n'avez pas encore décidé de suivre.

La présentation de l'entreprise

Depuis Mon entreprise, le bouton Télécharger la présentation génère la page de présentation que beaucoup de dossiers demandent : identité, secteurs, références, et la liste de vos pièces en cours de validité. Un dossier à jour rend cette page juste.

Ce que Mes documents ne fait pas

Il n'obtient pas les pièces à votre place. Pour chacune, la ligne indique l'autorité qui la délivre et la démarche ; le guide des pièces administratives entre dans le détail par pays.

Il ne certifie pas vos documents auprès des acheteurs. Le badge Vérifié est une démarche distincte, décrite sur la page Mon entreprise.

Il ne remplace pas la lecture du dossier de consultation : un additif ou une pièce exigée dans un formulaire annexe peuvent s'ajouter à la liste. Avant de déposer, vérifiez toujours contre le dossier complet.

Et ensuite

Le verdict Go/No-Go vous dit si un marché vaut votre temps ; Préparer son dossier de soumission suit un marché du premier clic jusqu'au dépôt. Si une pièce vous manque, le guide de la soumission explique comment obtenir les pièces administratives et les cautions et garanties.